Általános probléma, hogy egy cégnél nem dolgoznak olyan emberek, akik projektvezetésre szakosodtak, nincs is igazán idejük a BAU tevékenység mellett ezt ellátni, így nem is haladnak a projektek olyan ütemben ahogy azt a vezetőség szeretné. Ilyenkor jön képbe a külsős tanácsadó, mint lehetőség.
Külsős tanácsadót felkérni projektvezetésre több előnnyel is járhat a szervezet számára. Például:
Külsős tanácsadó objektív és független nézőpontot tud hozni a projekthez, és nem befolyásolják a belső politikai vagy érdekcsoportok
Külsős tanácsadó rendelkezik a szükséges szakmai tudással és tapasztalattal, amelyet más projekteken szerzett meg, és ezt át tudja adni a projektcsapatnak
Külsős tanácsadó segíthet az agilis módszerek bevezetésében vagy optimalizálásában, és támogathatja a csapatokat a Scrum Master, Product Owner vagy Agilis Coach szerepkörben
Külsős tanácsadó azonnal elbocsájtható ha vége a projektnek, nem kell "parkoltatni" ha épp nincs munka, ezzel rengeteg költség spórolható meg
Segítünk cégednek akár a legkomplexebb projektek vezetésében, hogy azok a megfelelő minőségben, a kellő időben és költségvetési terven belül valósuljanak meg.
A jó projektvezető:
Rendelkezik a szükséges hard skillekkel, azaz a projektmenedzsment módszertanok, eszközök és technikák ismeretével
Fejleszti a soft skilleket, azaz a szociális készségeket, mint például a kommunikáció, konfliktuskezelés, motiváció vagy vezetői stílus
Szakmailag is ért a projekthez vagy legalábbis látja a nagyobb összefüggéseket
Hatékonyan tervez, szervez és ellenőriz
Rugalmasan alkalmazkodik a változó körülményekhez és igényekhez
Együttműködik és támogatja a projektcsapat tagjait
Fentiekből azonnal látszik, hogy egy belsős munkatárs, aki a napi folymatok elvégzésében érdekelt, nem biztos, hogy tisztában lesz azokkal a skillekkel és technikákkal, amik a hatékony projektvezetéshez szükségesek. Projektvezetőink komoly tapasztalattal és szakmai tudással rendelkeznek akár kis, rövid vagy nagy és hosszú kifutású projektekről van is szó.
Van még egy dolog, ami miatt megéri külsős tanácsadót alkalmazni, az pedig az adózási, járulék és HR szempontok:
Ha a külsős tanácsadó alkalmazottként vagy vállalkozóként dolgozik egy másik cégnél (pl. egy tanácsadó irodánál), akkor az ő munkáltatója felelős az adó- és járulékfizetésért. A cégnek ebben az esetben csak a szerződésben rögzített összeget kell megfizetnie a másik cégnek.
A külsős tanácsadó elbocsátása is attól függ, hogy milyen jogviszonyban áll a cég és a tanácsadó. Általánosságban elmondható, hogy egy megbízási vagy szolgáltatási szerződést könnyebb felmondani vagy lejárni hagyni, mint egy munkaszerződést. Egy munkaszerződés felmondásakor ugyanis figyelembe kell venni többek között a felmondási időt, az indoklást, a végkielégítést stb., amelyek nem feltétlenül érvényesek egy külsős tanácsadónál.
Projektvezető kihívásai
A legnagyobb ihívások, amikkel egy projektvezető rendszeresen találkozik, az a scope (terjedelem), idő, költség és minőség menedzsment. Ez a négy paraméter jegyben jár és nagyon nehéz úgy levezényelni egy komplex projektet, hogy mind a négy kritérium egyszerre teljesüljön. Beszéljünk ezekről külön-külön is, mert nagyon fontos témák.
Scope menedzsment:
A projekt scope menedzsment magában foglalja azokat a folyamatokat, amelyek segítségével a projektvezető meghatározza, ellenőrzi és kezeli a projekt terjedelmét. A scopeot a projekt célja, eredménye és elvárásai befolyásolják. A scope menedzsment során a projektvezető szembesülhet olyan kihívásokkal, mint például a scope pontos és egyértelmű meghatározása még a projekt elindulása előtt (ez nem is kihívás, ennek alapnak kellene lennie mindenhol); a scope változásainak elkerülése vagy minimalizálása (scope creep); a scope változásainak megfelelő dokumentálása és kommunikálása a stakeholderek felé; a scope változásainak hatásának felmérése és elfogadása; valamint a scope minőségének biztosítása és ellenőrzése.
A scope menedzsment sikere nagyban múlik azon, hogy a projektvezető képes-e nemet mondani a nem indokolt vagy irreleváns scope változásokra, valamint hogy együttműködjön a projekt érdekeltjeivel (stakeholderekkel) a scope megértésében és elfogadásában.
Idő és költség menedzsment:
Az idő és büdzsé menedzsment a projektmenedzsment fontos része, amely a projekt erőforrásainak szervezését és irányítását jelenti. A projekt idő- és költségkeretét a projekt céljai, termékei és szolgáltatásai határozzák meg. Ez kihívásokkal járhat, például:
A projekt időtartamának és költségvetésének realisztikus meghatározása (jellemzően a szponzorok ezt szeretik alábecsülni, itt nagyon erős kézzel kell tartani a gyeplőt)
A projekt erőforrásainak hatékony elosztása és optimalizálása
A projekt kockázatainak felismerése és kezelése
A projekt változásainak nyomon követése és beillesztése az idő- és költségtervbe
A projekt teljesítményének mérése és értékelése
Az idő és büdzsé menedzsment sikere nagyban függ a projektvezető képességétől, hogy rugalmasan alkalmazkodjon a megváltozott környezethez, valamint hogy együttműködjön a projekt érdekeltjeivel (stakeholderekkel) az idő- és költségcélok megértésében és elfogadásában.
A megfelelő minőség biztosítása:
A projekt céljainak és elvárásainak világos meghatározása és kommunikálása a szállítóval és az ügyféllel.
A projektterv rendszeres ellenőrzése és frissítése a valós adatok alapján, valamint az esetleges eltérések időben történő kezelése.
A szállító szerződéses vállalásainak folyamatos ellenőrzése és értékelése, valamint a minőségi problémák megelőzése vagy korrigálása.
A minőségbiztosítás eszközeinek alkalmazása a termelési folyamatokban: folyamatos kapcsolat a megrendelővel a termék végfelhasználójával, UAT tesztelés lehetőleg minél hamarabb, stakeholder kontroll.
Végül a projekt eredményeinek tesztelése és validálása a megadott kritériumok alapján, valamint a vevői elégedettség visszamérése.